Il processo di gestione di un sistema informativo richiede un approccio strutturato per evitare problemi legati a progettazioni non sistematiche, come indisponibilità del sistema, difficoltà di manutenzione o incapacità di adattarsi a nuove esigenze. Il processo comprende attività tecnologiche e organizzative, valutando l'impatto dei cambiamenti sull'intera organizzazione.
La gestione del sistema informativo si articola in quattro fasi principali in un ciclo di miglioramento continuo: pianificazione, sviluppo, gestione corrente e controllo. La pianificazione definisce linee guida strategiche e istruzioni operative; lo sviluppo raccoglie i requisiti e realizza il software e l'architettura hardware; la gestione corrente mantiene il sistema operativo; il controllo valuta periodicamente l'adeguatezza del sistema.
I cambiamenti che determinano l'evoluzione del sistema possono essere esterni all'organizzazione, come variazioni normative o di mercato, oppure interni, come obsolescenza tecnologica o scelte strategiche. Gli interventi possono essere di routine e locali, come manutenzione hardware o aggiornamento software, oppure occasionali e complessi, come migrazione a nuove tecnologie o aggiunta di funzionalità. La progettazione in organizzazioni esistenti richiede l'analisi dei sistemi preesistenti e dei vincoli architetturali, mentre in nuove organizzazioni non ci sono vincoli di integrazione.
La pianificazione ha lo scopo di preparare una proposta di progetto da sottoporre al committente per approvazione. I ruoli coinvolti includono il committente che finanzia il progetto, i soggetti interni o esterni che redigono il piano e gli stakeholder interessati al progetto, come azionisti, operatori, clienti o terze parti. L'attività di pianificazione comprende la pianificazione strategica, in cui si definiscono gli obiettivi informatici da raggiungere, e lo studio di fattibilità, che individua le possibili alternative progettuali per soddisfare tali obiettivi.
La pianificazione strategica consiste nell'analizzare la situazione attuale dell'impresa e identificare le aree o i processi che necessitano di interventi informatici, con l'obiettivo di allineare la strategia IT a quella di business. Le attività principali includono l'analisi delle opportunità di sviluppo del sistema informativo e l'analisi dei fabbisogni informativi, supportata dall'individuazione dei business driver, cioè i fattori chiave per il successo dell'organizzazione, che rendono gli obiettivi misurabili tramite indicatori o KPI. I business driver si distinguono in efficacia e efficienza. L'efficacia misura il raggiungimento degli obiettivi strategici confrontando output effettivo e output atteso, considerando anche le dimensioni di estensione (reach) e ricchezza (richness). L'efficienza valuta il rapporto tra output effettivo e input, puntando a ottenere maggiori risultati con le stesse risorse o gli stessi risultati con risorse ridotte. L'aumento di efficienza può comportare automatizzazione dei processi operativi, riduzione dei livelli intermedi nell'organizzazione e ottimizzazione dei flussi informativi. Lo studio di fattibilità consiste nel definire obiettivi, funzionalità, vincoli, soluzioni tecniche e valutare costi, benefici e impatti organizzativi per scegliere l'alternativa progettuale più conveniente.
Lo studio di fattibilità serve a definire le caratteristiche di un possibile intervento sul sistema informativo e a delineare i progetti informatici. Si parte dalla definizione degli obiettivi e delle aree aziendali su cui intervenire, descrivendo ad alto livello le funzionalità richieste e indicando vincoli legati a costo, tempo e qualità, che normalmente non possono essere ottimizzati contemporaneamente. Nella progettazione delle soluzioni si identificano gli interventi tecnologici possibili, valutando se sviluppare internamente il software (Make) o acquistarlo già pronto (Buy), eventualmente combinando i due approcci. Si analizza anche se la gestione del sistema sarà interna o esternalizzata tramite outsourcing. La fattibilità tecnica valuta disponibilità, maturità tecnologica, affidabilità, sicurezza, scalabilità e integrazione con sistemi esistenti. L'impatto organizzativo considera la reazione degli utenti, eventuali modifiche nei ruoli e nelle mansioni, e la necessità di collaborazioni esterne. La convenienza economica confronta benefici e costi, considerando hardware, software e risorse umane, concentrandosi sui benefici tangibili come riduzione dei costi operativi, oneri finanziari o aumento dei ricavi. L'analisi Make-or-Buy confronta prodotti commerciali pronti con sviluppo su misura, bilanciando tempi, costi e personalizzazione. L'outsourcing può riguardare tutta o parte della gestione del sistema e si articola su diversi livelli a seconda della dimensione aziendale e delle competenze interne. I fornitori esterni possono offrire housing, hosting o servizi cloud (IaaS, PaaS, SaaS) e richiedono la definizione di SLA, KPI e procedure di gestione del servizio.
Lo sviluppo del sistema informativo segue la scelta della soluzione individuata nello studio di fattibilità, considerando opzioni valide dal punto di vista tecnico, organizzativo ed economico. La fase di sviluppo può avvenire tramite strategia Make, con realizzazione interna del software, o Buy, con acquisizione di software commerciali già pronti.
Nel caso Make, il ciclo di sviluppo include pianificazione dettagliata, raccolta e analisi dei requisiti, progettazione dell'interfaccia, analisi dettagliata, progettazione dettagliata e realizzazione, con retroazioni durante il deployment e la gestione del sistema per garantire l'allineamento ai requisiti iniziali. Il ciclo può essere a cascata, iterativo o agile, con rilasci incrementali e coinvolgimento continuo del committente.
Nel caso Buy, il ciclo inizia con la selezione del software più idoneo, basata sulla raccolta dei requisiti funzionali e non funzionali. La valutazione delle soluzioni si basa su indicatori funzionali (copertura e personalizzabilità), architetturali (scalabilità, interoperabilità, sicurezza) e sulla credibilità dei fornitori, inclusi i system integrator. Successivamente si effettua la valutazione economica, considerando costi di licenze, hardware, risorse umane, change management, manutenzione e aggiornamenti. Soluzioni idonee vengono poi testate tramite demo e incontri con i fornitori per chiarire requisiti e prendere la decisione finale.